¿Cómo hacer control de stock para reducir pérdidas?

¿Sabías que hacer un control de stock en tu negocio puede ayudarte a frenar el impacto de la inflación? Sí, no es chamuyo. Mucha verdad, nada de mentira. Sobre las cartas, la mesa. ¿Cómo, no era así?

La mayoría de las personas que viven en Argentina saben qué es la inflacióny cuánta incertidumbre puede llegar a generar. En un contexto económico tan cambiante como el que vivimos, tener un buen manejo de tu inventario puede ser la clave para tener un negocio escalable en 2023. ¡Veamos este tema en detalle!

¿Por qué es tan importante hacer un buen control de stock?

La inflación es el aumento generalizado y sostenido de los precios de bienes y servicios en un país durante un período de tiempo. Cada vez que querés comprar algo, te das cuenta de que tu plata vale menos. Con la inflación, los precios suben y la moneda se devalúa. Pero, ¡tranqui! Acá es donde el control de stock te tira un centro.

Con un buen control de stock podés:

• Evitar la sobreproducción. Si sabés lo que se vende y lo que no, no vas a gastar plata en producir cosas que después van a quedar juntando polvo.

• Reducir costos de almacenamiento. Si no tenés un montón de cosas que no se venden, no gastás en guardarlas.

• Optimizar la logística. Si sabés qué y cuánto tenés, podés planificar mejor tus entregas y no gastar de más en fletes.

• Eliminar lo que ya no va. Si tenés claro qué productos ya no se mueven, los sacás del stock y dejás espacio para lo que sí tiene onda. ¡Sale una oferta furiosa!

Sistemas para controlar el stock de mi negocio

Entender cómo llevar un control de stock adecuado es como aprender a bailar: al principio puede parecer complicado, pero con práctica y dedicación, se vuelve una coreografía fluida. Así que, si estás listo para aprender los pasos, ¡empecemos!

Sistema cíclico

Con un sistema cíclico, no esperás al final del año para hacer un único inventario, sino que lo hacés por partes, en ciclos y cada tanto. Es ideal si tu negocio no es una mega empresa, pero querés mantener todo en orden. Dentro de este sistema tenés:

Inventario cíclico por rotación. En este método, vas a contar primero esos productos que más se venden, que más “rotan”. Así te asegurás de que nunca te falten los bestsellers de tu negocio.

Inventario cíclico por ubicación. Acá la onda es contar los productos según dónde están ubicados en el almacén. Es como cuando organizás tu placard y primero revisás los cajones que usás más seguido. Si tenés zonas del almacén que tienen más movimiento, empezá por ahí.

Inventario cíclico por clasificación. Acá vas a contar los productos según su importancia para el negocio, esos que son vitales para que todo funcione bien.

Sistema perpetuo

Este es el “grande ligas” de los sistemas. Cada vez que vendés o comprás algo, se registra automáticamente.Es ideal si tu negocio tiene mucho movimiento y querés tener todo bajo control. Con este sistema:

• Automatización al poder. Cada transacción, ya sea una venta o una compra, se registra en el momento. No tenés que esperar al final del mes para saber cómo vas.
  
• Visión en tiempo real. Siempre sabés cuánto stock tenés. Si un cliente te pregunta si tenés algo, podés responderle al toque.
  
• Decisiones más rápidas. Al tener la info al día, podés tomar decisiones más rápido. Si ves que algo se está vendiendo mucho, podés pedir más antes de quedarte sin stock.
  
• Menos errores. Al estar todo automatizado, hay menos chances de que haya errores. No dependés de que alguien se olvide de anotar algo o lo anote mal.

Cómo hacer un inventario de mercadería: paso a paso

Si estás pensando “Todo muy lindo, pero… ¿por dónde empiezo?” ¡No te hagas drama! Acá te dejamos un paso a paso para que arranques con el pie derecho:

1. Definí tus objetivos.Antes de arrancar con cualquier cosa, tenés que saber para qué lo hacés. ¿Querés reducir costos? ¿Mejorar la rotación de productos? ¿Evitar quedarte sin stock? Una vez que tengas claro tu objetivo, todo lo demás va a ser más fácil.

2. Hacé un inventario inicial.Antes de controlar, tenés que saber qué tenés. Así que agarrá lápiz y papel (o mejor aún, una planilla electrónica) y anotá todo lo que tenés en stock. Y cuando digo todo, es todo.

3. Elegí un sistema.Ya te conté sobre el sistema cíclico y el perpetuo. Ahora, con la info que tenés y los objetivos que definiste, elegí el que más te cope.

4. Capacitá a tu equipo.Si trabajás con más personas, es fundamental que todas estén en la misma página. Hacé una capacitación, contales por qué es importante el control de stock y enseñales cómo hacerlo.

5. Usá tecnología.Hay un montón de herramientas que te pueden facilitar la vida. Desde apps para escanear códigos de barras hasta softwares completos de gestión de inventario. Y si sos de la vieja escuela, también podés usar el tan amado Excel, o mismo una libretita y una lapicera (¡aunque siempre es mejor tener los datos digitalizados!). Buscá el método que se adapte a tus necesidades y a tu bolsillo.

6. Establecé una rutina. El control de stock no es algo que hacés una vez y te olvidás. Tenés que hacerlo regularmente. Así que establecé una rutina, ya sea diaria, semanal o mensual, y ¡pegate a ella!

7. Revisá y ajustá.El mundo cambia, y tu negocio también. Así que cada tanto, revisá tu sistema, mirá qué está funcionando y qué no, y hacé los ajustes que hagan falta.

8. Celebrá tus logros. No todo es laburo. Cuando veas que tu control de stock te está dando resultados, celebralo. Ya sea con un brindis, una salida o simplemente dándote una palmadita en la espalda. ¡Te lo merecés! Este punto capaz no está en los manuales, pero nos encanta. 

Tips para que tu inventario sea un golazo

Si ya tenés en mente el paso a paso para armar tu inventario, acá te dejo algunos tips para que tu experiencia sea de diez puntos.

• Conocé a tus proveedores. No es solo cuestión de saber qué tenés, sino también de conocer de dónde viene. Establecé una buena relación con tus proveedores. Una comunicación fluida puede ayudarte a conseguir mejores precios, tiempos de entrega más cortos o incluso productos exclusivos.

• Mantené un ojo en las tendencias.El mercado está en constante cambio. Hoy puede que un producto sea el más vendido y mañana ya no. Prestar atención a las tendencias te permite adaptarte y no quedarte con el stock de lo que nadie quiere.

• No te olvides de las devoluciones.A veces, los clientes devuelven productos. Es vital que esos productos vuelvan a tu inventario correctamente. Si no, vas a tener un desfasaje entre lo que creés que tenés y lo que realmente tenés.

• Espacio físico: orden y limpieza. Parece un detalle menor, pero tener un espacio ordenado y limpio facilita el conteo y reduce errores. Además, un ambiente agradable mejora la productividad. No es lo mismo buscar un producto en un almacén desordenado que en uno donde todo está en su lugar.
  
• Capacitate en análisis de datos.Hoy en día, la información es oro. Si aprendés a analizar los datos de tu inventario, podrás identificar patrones, prever tendencias y tomar decisiones más informadas.

• Feedback, tu mejor aliado. Hablá con tu equipo, con tus clientes, con otros negocios. Escuchar experiencias y opiniones ajenas te puede dar una perspectiva que quizás no habías considerado.

Recordá que el inventario y el control de stock son herramientas vivas, que se adaptan y cambian con el negocio. Y con estos consejos, vas a estar siempre un paso adelante. ¡Vamos, a seguir rompiéndola y creciendo!